IRP Information Requirements Planning

IRP in de praktijk: de informatie bij elke processtap

IRP in de praktijk betekent: bij elke stap van uw proces ziet u welke informatie nodig is, wie ze aanlevert en wat nog ontbreekt. Hieronder leest u hoe Lean dat modelleert, en wat het verandert in situaties die elk bedrijf kent.

Plan een online demo →Zo werkt IRP →

Wie weet het? Wie heeft het? Waar is het?

Iemand heeft informatie nodig om verder te kunnen. Ze zit verspreid over Excel-bestanden, Word-documenten, mailboxen en mappen. Er bestaan drie versies van, en de collega die het weet, is net met verlof.

Het gevolg kent u: mails en telefoons over en weer, werk dat dubbel gebeurt, en beslissingen op basis van een oude versie. Niemand ziet het als een probleem, tot een ploeg op de werf staat zonder het juiste plan.

Bedrijfssoftware is meestal gebouwd rond goederen en geld: wat is verkocht, besteld, gemaakt en gefactureerd. De informatie die elke stap nodig heeft, krijgt zelden een eigen plaats. Daarvoor bouwde Lean-Interactions IRP, als deel van Lean ERP.

Het principe van MRP, toegepast op informatie

MRP (Material Requirements Planning) berekent welke materialen een productie nodig heeft, hoeveel en voor welke order. IRP (Information Requirements Planning) doet hetzelfde voor informatie: welke informatie heeft elke processtap nodig, en is ze er al?

Omdat de stappen in de planning van het dossier staan, ziet u ook bij welke geplande stap een stuk informatie nodig is. Een plan, een keuze van de klant of een controle wordt zo een deel van het proces, net als een materiaal in een stuklijst.

Hoe Lean dit modelleert

Werken met processen en checklists kent u misschien uit andere software. In Lean hangt de informatie aan dezelfde stappen als de planning en het dossier.

1
ProcesU legt uw proces vast als een reeks stappen, bijvoorbeeld van aanvraag tot oplevering.
2
StapElke stap staat in de planning van het dossier, met de stappen waarvan ze afhangt.
3
InformatiePer stap legt u vast welke informatie nodig is: een keuze, een plan, een bevestiging, een controle of een document.
4
AanvullenBij elk stuk informatie horen de waarde, de bijlagen en de reacties. Alles op één plaats, niet in een mail.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Een procesmodel voor ramen en deuren, met per stap de informatie die erbij hoort. Klik om te vergroten.

Wat u ziet, en wat ontbreekt

Per stap wat binnen isBij elke stap ziet u welke informatie al aangeleverd is en welke nog niet.

Onbekend is niet in ordeWat niet binnen is, staat als ontbrekend. Een leeg vak valt op, het verdwijnt niet.

Aandachtspunten bovenaanPer dossier of per blok ziet u wat aandacht vraagt, zoals een keuze die te laat is.

Eén versieEen plan bestaat één keer, bij de stap. Wie de stap opent, kijkt naar hetzelfde stuk.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Bij de stap "Detailtekening en goedkeuring" is één van de drie stukken binnen. Klik om te vergroten.

Klanten en partners kijken mee

Informatie komt vaak van buiten: een koper die zijn keuken kiest, een klant die het aantal gasten bevestigt, een partner die een plan bezorgt. In Lean kijkt de klant of partner mee via een portaal, enkel naar zijn eigen dossier.

Een koper ziet in zijn woningportaal zijn documenten en meldingen, met hun status. Meldt hij iets, dan wordt dat een taak op zijn lot, met het gesprek als historiek. Bij een feest ziet de klant in het eventportaal de stappen en zijn keuzes.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Per lot welke stukken binnen zijn en welke keuze van de koper nog ontbreekt. Klik om te vergroten.

Vijf situaties uit de praktijk

Situaties die elk bedrijf kent. Zo pakt u ze aan met IRP in Lean.

Een nieuwe medewerker begintToegangen aanmaken, een wagen toewijzen, verzekeringen regelen, opleidingen plannen: het gebeurt vaak op vraag, via mails en Excel. Met een proces "Nieuwe medewerker" staat elke stap klaar, met de informatie die ze nodig heeft. Wat al geregeld is en wat nog moet, ziet iedereen in hetzelfde dossier.
De architect past een plan aanDe klant wil een muur tien centimeter opschuiven voor een groter bad. Het plan wordt aangepast, maar de loodgieter werkt met de oude versie. In Lean hangt het plan als één stuk informatie aan het dossier en aan de stappen die het nodig hebben. Wie de stap opent, ziet het plan dat er nu hangt.
Waar moet ik zijn?Een installateur komt aan op een verkaveling zonder huisnummerplan en belt rond om te weten welk lot het is. Hangt het huisnummerplan aan de stap van de installatie, dan heeft hij het bij zijn opdracht, en ziet kantoor vooraf of het er al is.
De collega die het weet, is er nietInformatie bestaat, maar zit bij iemand die ziek is of vertrokken. Omdat de informatie bij de stap staat en niet in een mailbox, neemt een collega over vanuit dezelfde stappen. Wat gedaan is en wat nog moet, staat er.
Dezelfde gegevens drie keer ingevenKlantgegevens, keuzes of afmetingen worden overgetypt van mail naar Excel naar order. In Lean bestaat elk gegeven één keer. Bij een opmeting voor ramen en deuren komen de gegevens per opening op het dossier, waar de calculator ze verder gebruikt voor de offerte.

Informatie uit het ERP, bij de stap

IRP zit in Lean ERP. Daardoor kan een stap ook gegevens uit het dossier tonen, zonder kopie. In een cateringbedrijf ziet de keukenstap de gerechten uit de offerte, maal het aantal gasten. Verandert de offerte, dan kijkt de keuken naar dezelfde gegevens.

Welke informatie een stap toont en wie ze mag zien of aanvullen, wordt bij de opstart samen met u ingericht, per proces. Meer over rechten leest u bij Rechten en beveiliging.

Veelgestelde vragen over IRP

Waar staat IRP voor?

IRP staat voor Information Requirements Planning: plannen welke informatie elke processtap nodig heeft, wie ze aanlevert en of ze er al is.

Wat is het verschil tussen MRP en IRP?

MRP plant materialen: wat een productie nodig heeft en hoeveel. IRP plant informatie: wat een processtap nodig heeft om verder te kunnen. In Lean staan beide in hetzelfde dossier.

Is IRP een apart programma?

Nee. IRP zit in Lean ERP. De informatie hangt aan dezelfde dossiers, stappen en planning als de rest van uw werk.

Kunnen klanten en partners meewerken?

Ja, via een portaal. Ze zien enkel hun eigen dossier. Een koper kan in zijn woningportaal bijvoorbeeld een melding maken, die een taak op zijn lot wordt.

Hoe ziet u wat ontbreekt?

Per stap staat welke informatie binnen is en welke niet. Wat ontbreekt, verschijnt bij de aandachtspunten van het dossier of het blok.

In welke bedrijven werkt dit?

Overal waar meerdere mensen, binnen of buiten het bedrijf, informatie moeten aanleveren voor één proces.

Projectontwikkeling
Bouw en installatie
Ramen en deuren
Productie
Catering en events
Dienstverlening

IRP in projectontwikkeling ›IRP in ramen en deuren ›IRP in catering en events ›IRP in voedingsproductie ›Zo werkt IRP ›Lean ERP ›

Plan een online demo

Breng één knelpunt mee. Bekijk hoe Lean ermee omgaat.

We beginnen bij een situatie uit uw werk. U ziet wat vandaag in de software werkt, en we bespreken hoe dat bij uw proces past.

Plan een online demo