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IRP Information Requirements Planning

IRP en pratique : l'information à chaque étape du processus

IRP en pratique, c'est voir à chaque étape de votre processus quelles informations sont nécessaires, qui les fournit et ce qui manque encore. Découvrez comment Lean le modélise, et ce que cela change dans des situations que toute entreprise connaît.

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Qui le sait ? Qui l'a ? Où est-ce ?

Quelqu'un a besoin d'une information pour avancer. Elle est éparpillée entre des fichiers Excel, des documents Word, des boîtes mail et des dossiers. Il en existe trois versions, et le collègue qui la connaît vient de partir en congé.

Vous en connaissez la suite : des e-mails et des appels dans tous les sens, du travail fait en double et des décisions prises sur une ancienne version. Personne n'y voit un problème, jusqu'à ce qu'une équipe arrive sur chantier sans le bon plan.

Les logiciels de gestion sont généralement construits autour des marchandises et de l'argent : ce qui est vendu, commandé, produit et facturé. Les informations dont chaque étape a besoin ont rarement leur propre place. C'est pour cela que Lean-Interactions a développé IRP, au sein de Lean ERP.

Le principe du MRP, appliqué à l'information

Le MRP (Material Requirements Planning) calcule les matières dont une production a besoin, en quelle quantité et pour quel ordre. L'IRP (Information Requirements Planning) fait de même pour l'information : de quelles informations chaque étape du processus a-t-elle besoin, et sont-elles déjà là ?

Comme les étapes figurent dans le planning du dossier, vous voyez aussi à quelle étape planifiée une information est nécessaire. Un plan, un choix du client ou un contrôle devient ainsi une partie du processus, comme une matière dans une nomenclature.

Comment Lean le modélise

Travailler avec des processus et des listes de contrôle, vous le connaissez peut-être d'autres logiciels. Dans Lean, l'information est liée aux mêmes étapes que le planning et le dossier.

  1. 1
    ProcessusVous définissez votre processus comme une suite d'étapes, par exemple de la demande à la réception.
  2. 2
    ÉtapeChaque étape figure dans le planning du dossier, avec les étapes dont elle dépend.
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    InformationPour chaque étape, vous définissez les informations nécessaires : un choix, un plan, une confirmation, un contrôle ou un document.
  4. 4
    CompléterChaque information a sa valeur, ses pièces jointes et ses réactions. Tout au même endroit, pas dans un e-mail.
**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Un modèle de processus pour portes et fenêtres, avec à chaque étape les informations qui en font partie. Cliquez pour agrandir.
Écran réel de l'environnement de démonstration, avec des données fictives. Un modèle de processus pour portes et fenêtres, avec à chaque étape les informations qui en font partie. Cliquez pour agrandir.

Ce que vous voyez, et ce qui manque

À chaque étape, ce qui est arrivéÀ chaque étape, vous voyez quelles informations ont déjà été fournies et lesquelles pas encore.
Inconnu n'est pas en ordreCe qui n'est pas arrivé figure comme manquant. Une case vide se remarque, elle ne disparaît pas.
Points d'attention en têtePar dossier ou par bloc, vous voyez ce qui demande de l'attention, comme un choix en retard.
Une seule versionUn plan n'existe qu'une fois, à l'étape. Quiconque ouvre l'étape regarde la même pièce.
**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. À l'étape « Dessin de détail et approbation », une des trois pièces est arrivée. Cliquez pour agrandir.
Écran réel de l'environnement de démonstration, avec des données fictives. À l'étape « Dessin de détail et approbation », une des trois pièces est arrivée. Cliquez pour agrandir.

Clients et partenaires suivent avec vous

L'information vient souvent de l'extérieur : un acheteur qui choisit sa cuisine, un client qui confirme le nombre d'invités, un partenaire qui fournit un plan. Dans Lean, le client ou le partenaire suit via un portail, uniquement pour son propre dossier.

Un acheteur voit dans son portail logement ses documents et ses signalements, avec leur statut. S'il signale quelque chose, cela devient une tâche sur son lot, avec l'échange comme historique. Pour une fête, le client voit dans le portail événement les étapes et ses choix.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Par lot, les pièces reçues et le choix de l'acheteur qui manque encore. Cliquez pour agrandir.
Écran réel de l'environnement de démonstration, avec des données fictives. Par lot, les pièces reçues et le choix de l'acheteur qui manque encore. Cliquez pour agrandir.

Cinq situations tirées de la pratique

Des situations que toute entreprise connaît. Voici comment les aborder avec IRP dans Lean.

  1. Un nouveau collaborateur commenceCréer des accès, attribuer une voiture, régler les assurances, planifier les formations : cela se fait souvent à la demande, par e-mail et dans Excel. Avec un processus « Nouveau collaborateur », chaque étape est prête, avec les informations dont elle a besoin. Ce qui est réglé et ce qui reste à faire, tout le monde le voit dans le même dossier.
  2. L'architecte modifie un planLe client veut déplacer un mur de dix centimètres pour une plus grande baignoire. Le plan est adapté, mais le plombier travaille avec l'ancienne version. Dans Lean, le plan est une seule information liée au dossier et aux étapes qui en ont besoin. Quiconque ouvre l'étape voit le plan qui y figure maintenant.
  3. Où dois-je aller ?Un installateur arrive sur un lotissement sans plan de numérotation et téléphone à gauche et à droite pour savoir quel lot est le bon. Si le plan de numérotation est lié à l'étape d'installation, il l'a avec sa mission, et le bureau voit à l'avance s'il est disponible.
  4. Le collègue qui sait n'est pas làL'information existe, mais elle est chez quelqu'un qui est malade ou qui est parti. Comme l'information se trouve à l'étape et non dans une boîte mail, un collègue reprend à partir des mêmes étapes. Ce qui est fait et ce qui reste à faire y figure.
  5. Saisir trois fois les mêmes donnéesDonnées client, choix ou dimensions sont recopiés de l'e-mail vers Excel puis vers la commande. Dans Lean, chaque donnée n'existe qu'une fois. Lors d'un métré de portes et fenêtres, les données par ouverture arrivent sur le dossier, où le calculateur les reprend pour le devis.

L'information de l'ERP, à l'étape

IRP fait partie de Lean ERP. Une étape peut donc aussi afficher des données du dossier, sans copie. Chez un traiteur, l'étape cuisine montre les plats du devis multipliés par le nombre d'invités. Si le devis change, la cuisine regarde les mêmes données.

Les informations qu'une étape affiche et qui peut les voir ou les compléter sont paramétrées avec vous au démarrage, processus par processus. Pour en savoir plus sur les droits, consultez Droits et sécurité.

Questions fréquentes sur IRP

Que signifie IRP ?

IRP signifie Information Requirements Planning : planifier les informations dont chaque étape du processus a besoin, qui les fournit et si elles sont déjà là.

Quelle est la différence entre MRP et IRP ?

Le MRP planifie les matières : ce dont une production a besoin et en quelle quantité. L'IRP planifie l'information : ce dont une étape a besoin pour avancer. Dans Lean, les deux figurent dans le même dossier.

IRP est-il un programme séparé ?

Non. IRP fait partie de Lean ERP. L'information est liée aux mêmes dossiers, étapes et planning que le reste de votre travail.

Les clients et partenaires peuvent-ils participer ?

Oui, via un portail. Ils ne voient que leur propre dossier. Un acheteur peut par exemple faire un signalement dans son portail logement, qui devient une tâche sur son lot.

Comment voyez-vous ce qui manque ?

À chaque étape figurent les informations reçues et celles qui manquent. Ce qui manque apparaît dans les points d'attention du dossier ou du bloc.

Dans quelles entreprises cela fonctionne-t-il ?

Partout où plusieurs personnes, au sein de l'entreprise ou en dehors, doivent fournir des informations pour un même processus.

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