IRP Information Requirements Planning

IRP: enkele cases uit de praktijk

Hoe licht je de nood aan IRP het best toe? Met situaties die elk bedrijf kent. Niemand staat erbij stil, maar er gaan veel tijd, energie en dus geld naar verloren. Hieronder vier cases, en hoe u ze aanpakt met IRP in Lean.

Plan een online demo →Wat is IRP? →

Herkenbaar, in elke sector

Iemand heeft informatie nodig. Die is beschikbaar, maar er bestaan meerdere versies. Of ze zit bij een collega die net niet bereikbaar is, of die ondertussen uit dienst is. Het gevolg: tijdverlies en rendementsverlies. Het komt in elke sector voor.

Met IRP legt u uw proces vast als een reeks stappen, met per stap de informatie die nodig is. Zo ziet iedereen in hetzelfde dossier wat er al is en wat nog ontbreekt, zonder eindeloos bellen en mailen.

Nieuwe medewerkerAangepast bouwplanWaar moet ik zijn?En zoveel meer

Case 1: een nieuwe werknemer in uw bedrijf

Hebt u er al over nagedacht welke acties allemaal nodig zijn wanneer een nieuw personeelslid start?

Nu. Bij de start van een nieuwe medewerker komt veel kijken: toegangscodes instellen, een bedrijfswagen toewijzen, verzekeringen regelen, opleidingen plannen. Veel gebeurt op vraag van de nieuwe collega zelf, met een stroom aan mails, Excel-bestanden en documenten. Het is moeilijk bij te houden wat al geregeld is en wat nog moet. Dingen gebeuren dubbel, of helemaal niet.

Met IRP van Lean. U legt een proces "Nieuwe medewerker" vast. Elke stap staat klaar, met de informatie die ze nodig heeft: de gegevens van de medewerker, het materiaal, de toegangen, de buddy. Wie verantwoordelijk is voor een stap, ziet wat er van hem verwacht wordt. Wat al geregeld is en wat nog moet, staat in één dossier.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Het proces "Onboarding nieuwe medewerker": bij de stap "Materiaal voorzien" zijn de buddy en de materiaallijst ingevuld. Klik om te vergroten.

Case 2: het bouwplan wordt bijgestuurd

Een voorbeeld uit de bouw: de architect past een plan aan, maar de aannemer werkt met een oude versie.

Nu. Hoe vaak gebeurt het niet dat de klant een aanpassing aan het bouwplan vraagt, maar dat de nieuwe versie niet bij de juiste onderaannemer terechtkomt? Een voorbeeld: de klant wil een muur tien centimeter opschuiven om een groter bad te kunnen plaatsen. Het plan wordt aangepast, maar de nieuwe versie raakt niet tot bij de aannemer. Resultaat: de loodgieter kan het bad niet plaatsen.

Met IRP van Lean. Het plan bestaat maar één keer, als stuk informatie bij het dossier en bij de stappen die het nodig hebben. Wie de stap opent, kijkt naar het plan dat er nu hangt, niet naar een kopie in een mailbox.

Eén plan, bij de stap die het nodig heeft.

Case 3: waar moet ik zijn?

Werknemers onderweg krijgen een verkeerd of geen huisnummerplan mee, komen niet tijdig ter plaatse, of beginnen op de verkeerde plaats.

Nu. Een elektro-installateur komt aan op een verkaveling om de installatie uit te voeren. Hij heeft geen huisnummerplan bij en weet niet op welk lot hij moet zijn. Resultaat: tijdverlies en eindeloos over en weer bellen om te achterhalen waar de vakman aan de slag moet.

Met IRP van Lean. Het huisnummerplan hoort als stuk informatie bij de stap van de installatie. Kantoor ziet vooraf of het er is, en de installateur vindt het bij zijn opdracht. Wordt het plan vervangen, dan staat bij de stap de nieuwe versie.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. De stappen van een dossier in de planning, met hun afhankelijkheden. Klik om te vergroten.

En zoveel meer misverstanden

Hoe herkenbaar is het, ook in uw sector? Informatie bestaat, maar in meerdere versies. Of ze zit bij één persoon die net niet beschikbaar is. Het gevolg is altijd hetzelfde: tijdverlies en fouten die pas laat aan het licht komen.

Lean-Interactions kende deze problemen uit zijn eigen werking én bij talrijke klanten. Na een ontwikkeling van meerdere jaren werd IRP een deel van Lean ERP: een plaats voor de informatie van elk dossier, bij de stap waar ze nodig is.

Eén versieEen plan of document bestaat één keer, bij de stap.

Zichtbaar wat ontbreektWat niet binnen is, staat als ontbrekend. Een leeg vak valt op.

OverdraagbaarEen collega neemt over vanuit dezelfde stappen. Wat gedaan is en wat nog moet, staat er.

Veelgestelde vragen

Voor welke processen kan ik IRP gebruiken?

Voor elk proces waarin meerdere mensen informatie moeten aanleveren: van de start van een nieuwe medewerker tot de opvolging van een bouwdossier of een verkaveling.

Werken we nog met mails en Excel?

De informatie die een stap nodig heeft, staat bij die stap in het dossier: de waarde, de bijlagen en de reacties. Zo hoeft niemand ze in een mailbox te zoeken.

Hoe weet ik welke versie van een plan de juiste is?

Een plan hangt één keer aan het dossier en aan de stappen die het nodig hebben. Wie de stap opent, ziet het plan dat er nu hangt.

Meer over IRP

Wat is IRP? ›IRP als procesmanagementsoftware ›IRP in de praktijk ›Zo werkt IRP ›IRP in projectontwikkeling ›

Plan een online demo

Breng één knelpunt mee. Bekijk hoe Lean ermee omgaat.

We beginnen bij een situatie uit uw werk. U ziet wat vandaag in de software werkt, en we bespreken hoe dat bij uw proces past.

Plan een online demo