IRP Information Requirements Planning

IRP : quelques cas pratiques

Comment expliquer au mieux le besoin d'IRP ? Avec des situations que toute entreprise connaît. Personne n'y prête attention, mais elles font perdre beaucoup de temps, d'énergie et donc d'argent. Voici quatre cas, et comment les aborder avec l'IRP dans Lean.

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Reconnaissable, dans chaque secteur

Quelqu'un a besoin d'une information. Elle existe, mais en plusieurs versions. Ou elle se trouve chez un collègue qui n'est justement pas joignable, ou qui a entre-temps quitté l'entreprise. Conséquence : perte de temps et de rendement. Cela arrive dans tous les secteurs.

Avec l'IRP, vous décrivez votre processus comme une suite d'étapes, avec pour chaque étape les informations nécessaires. Chacun voit dans le même dossier ce qui est déjà là et ce qui manque encore, sans appels ni mails à n'en plus finir.

Nouveau collaborateurPlan modifiéOù dois-je être ?Et bien plus encore

Cas 1 : un nouveau collaborateur dans votre entreprise

Avez-vous déjà pensé à toutes les actions nécessaires lorsqu'un nouveau membre du personnel commence ?

Aujourd'hui. L'arrivée d'un nouveau collaborateur demande beaucoup de préparation : créer les accès, attribuer un véhicule de société, régler les assurances, planifier les formations. Beaucoup de choses se font à la demande du nouveau collègue lui-même, avec un flot de mails, de fichiers Excel et de documents. Difficile de savoir ce qui est déjà réglé et ce qui reste à faire. Certaines choses se font en double, d'autres pas du tout.

Avec l'IRP de Lean. Vous définissez un processus « Nouveau collaborateur ». Chaque étape est prête, avec les informations dont elle a besoin : les données du collaborateur, le matériel, les accès, le parrain. Le responsable d'une étape voit ce que l'on attend de lui. Ce qui est réglé et ce qui reste à faire figure dans un seul dossier.

**Véritable écran de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives (écran en néerlandais). Le processus « Onboarding d'un nouveau collaborateur » : à l'étape « Prévoir le matériel », le parrain et la liste de matériel sont complétés. Cliquez pour agrandir.

Cas 2 : le plan de construction est modifié

Un exemple de la construction : l'architecte adapte un plan, mais l'entrepreneur travaille avec une ancienne version.

Aujourd'hui. Combien de fois le client demande-t-il une modification du plan, sans que la nouvelle version n'arrive chez le bon sous-traitant ? Un exemple : le client veut déplacer un mur de dix centimètres pour installer une plus grande baignoire. Le plan est adapté, mais la nouvelle version n'arrive pas chez l'entrepreneur. Résultat : le plombier ne peut pas placer la baignoire.

Avec l'IRP de Lean. Le plan n'existe qu'une seule fois, comme information liée au dossier et aux étapes qui en ont besoin. Qui ouvre l'étape regarde le plan qui s'y trouve maintenant, pas une copie dans une boîte mail.

Un seul plan, à l'étape qui en a besoin.

Cas 3 : où dois-je être ?

Des collaborateurs en déplacement reçoivent un mauvais plan de numérotation, ou aucun, n'arrivent pas à temps ou commencent au mauvais endroit.

Aujourd'hui. Un électricien arrive sur un lotissement pour réaliser l'installation. Il n'a pas de plan de numérotation et ne sait pas sur quel lot il doit travailler. Résultat : du temps perdu et des appels à n'en plus finir pour savoir où l'artisan doit intervenir.

Avec l'IRP de Lean. Le plan de numérotation est une information liée à l'étape de l'installation. Le bureau voit à l'avance s'il est disponible, et l'installateur le trouve avec sa mission. Si le plan est remplacé, l'étape affiche la nouvelle version.

**Véritable écran de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Les étapes d'un dossier dans la planification, avec leurs dépendances. Cliquez pour agrandir.

Et bien d'autres malentendus

C'est reconnaissable, dans votre secteur aussi ? L'information existe, mais en plusieurs versions. Ou elle se trouve chez une seule personne qui n'est justement pas disponible. La conséquence est toujours la même : du temps perdu et des erreurs qui apparaissent tard.

Lean-Interactions a connu ces problèmes dans son propre fonctionnement et chez de nombreux clients. Après plusieurs années de développement, l'IRP est devenu une partie de Lean ERP : une place pour l'information de chaque dossier, à l'étape où elle est nécessaire.

Une seule versionUn plan ou un document n'existe qu'une fois, à l'étape.

Ce qui manque est visibleCe qui n'est pas reçu apparaît comme manquant. Une case vide se remarque.

TransmissibleUn collègue reprend à partir des mêmes étapes. Ce qui est fait et ce qui reste à faire y figure.

Questions fréquentes

Pour quels processus puis-je utiliser l'IRP ?

Pour tout processus dans lequel plusieurs personnes doivent fournir des informations : de l'arrivée d'un nouveau collaborateur au suivi d'un dossier de construction ou d'un lotissement.

Travaillons-nous encore avec des mails et Excel ?

L'information dont une étape a besoin se trouve à cette étape dans le dossier : la valeur, les pièces jointes et les réactions. Personne ne doit la chercher dans une boîte mail.

Comment savoir quelle version d'un plan est la bonne ?

Un plan est lié une seule fois au dossier et aux étapes qui en ont besoin. Qui ouvre l'étape voit le plan qui s'y trouve maintenant.

En savoir plus sur l'IRP

Qu'est-ce que l'IRP ? ›L'IRP comme logiciel de gestion des processus ›IRP en pratique ›Comment fonctionne IRP ›IRP dans la promotion immobilière ›

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