IRP Information Requirements Planning

Gedaan met dubbel werk. Informatie bestaat één keer.

Dubbel werk ontstaat waar dezelfde informatie op meerdere plaatsen leeft: in Excel, in mappen, in mails. Met IRP in Lean ERP heeft elk gegeven één plaats, bij de stap waar het nodig is.

Plan een online demo →Zo werkt IRP →

Stop dubbel werk, stop dubbele informatie

Informatie bestaat één keerEen gegeven wordt één keer ingegeven, op het dossier. Wie het nodig heeft, kijkt naar die ene plaats.

Geen kopiëren en plakkenGeen klantgegevens meer overtypen van een mail naar een Excel naar een order.

Geen oude versiesWie de stap opent, ziet het stuk dat er nu hangt. Een vergeten kopie bestaat niet.

Binnen en buiten uw bedrijfCollega's werken in hetzelfde dossier. Klanten en partners kijken mee via een portaal, enkel naar hun eigen dossier.

Waarom ontstaat dubbel werk?

Dubbele informatie is een veelvoorkomend probleem in bedrijven die werken met losse Excel-bestanden, mappen en mails. Medewerkers geven dezelfde gegevens opnieuw in, in meerdere documenten. Dat kost tijd, en elke kopie is een kans op een fout.

Daarna begint het tweede probleem: de kopieën groeien uit elkaar. De klant past zijn adres aan, de verkoop weet het, de logistiek niet. Een plan wordt bijgestuurd, maar op de werf ligt de vorige versie. Wie met een oude versie werkt, beslist verkeerd, en dat merkt u pas later.

Wie twijfelt of hij de laatste versie heeft, gaat het vragen. Zo komen de mails en de telefoons: wie heeft het, waar is het, is dit de juiste?

Hoe IRP dubbel werk vermijdt

In Lean wordt informatie één keer ingegeven, op het dossier, en niet opnieuw voor elke afdeling. Klantgegevens, keuzes, afmetingen of een plan: alles staat centraal en is te zien door wie het nodig heeft.

Met IRP hangt dat gegeven ook aan de processtappen die het nodig hebben. De verkoop, de werkvoorbereiding en de facturatie kijken naar hetzelfde stuk informatie, elk vanuit zijn eigen stap. Verandert het, dan verandert het op die ene plaats.

Daardoor werkt iedereen met dezelfde versie. U hoeft geen documenten meer bij te werken in drie mappen, en u hoeft niet te twijfelen of u de recentste hebt.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. De opmeting per opening staat één keer op het dossier en wordt verder gebruikt voor de offerte. Klik om te vergroten.

Een voorbeeld: een nieuwe klant

Een nieuwe klant meldt zich aan. Zonder IRP gaan zijn gegevens naar een Excel voor de verkoop, een mail naar de logistiek en een bestand voor de facturatie. Drie kopieën, drie kansen op een fout.

In Lean worden de gegevens één keer ingegeven, op de klant en op het dossier. De verkoop maakt de offerte, de werkvoorbereiding plant de levering, de facturatie maakt de factuur, allemaal vanuit dezelfde gegevens. Niemand doet hetzelfde werk twee keer.

Hetzelfde geldt voor een opmeting bij ramen en deuren: de gegevens per opening komen op het dossier, waar de calculator ze verder gebruikt voor de offerte. Er wordt niets overgetypt.

Steeds de actuele informatie

Omdat een gegeven maar één keer bestaat, is er geen verouderde kopie om mee te werken. Een gewijzigde planning in een project staat in de planning van het dossier, en wie die opent, van de projectleider tot de ploeg die uitvoert, ziet de planning zoals ze nu is.

Klanten en partners kijken via een portaal naar dezelfde informatie, enkel voor hun eigen dossier. Een koper ziet in zijn woningportaal zijn documenten met hun status, zonder dat iemand hem een kopie hoeft te mailen.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. De planning van een dossier, met de stappen en hun afhankelijkheden. Klik om te vergroten.

Veelgestelde vragen over dubbel werk

Hoe vermijdt IRP dubbele informatie?

Elk gegeven wordt één keer ingegeven, op het dossier, en hangt aan de processtappen die het nodig hebben. Iedereen kijkt naar die ene plaats, in plaats van naar een eigen kopie.

Werken klanten en partners met dezelfde informatie?

Ja, via een portaal. Ze zien enkel hun eigen dossier, met dezelfde documenten en dezelfde status als uw medewerkers.

Krijgt iedereen een melding als een document wijzigt?

Nee. Wie de stap opent, ziet het stuk dat er nu hangt. Er wordt geen melding verstuurd bij een wijziging.

Meer over IRP

Lees verder hoe IRP werkt, of bekijk andere situaties uit de praktijk.

Zo werkt IRP ›Planning van informatie ›Kennisverlies bij personeelsverloop ›IRP in de praktijk ›Portalen ›

Plan een online demo

Breng één knelpunt mee. Bekijk hoe Lean ermee omgaat.

We beginnen bij een situatie uit uw werk. U ziet wat vandaag in de software werkt, en we bespreken hoe dat bij uw proces past.

Plan een online demo