IRP Information Requirements Planning

Kennisverlies bij personeelsverloop vermijden

Vertrekt een collega, of valt iemand onverwacht uit, dan verdwijnt vaak ook een deel van de kennis. Met IRP in Lean ERP zit die kennis in de stappen van uw processen, niet enkel in het hoofd of de mailbox van één persoon.

Plan een online demo →Zo werkt IRP →

Kennis die blijft als mensen gaan

Kennis zit in de processenWerkwijze, instructies en informatie hangen aan de stap waar ze nodig zijn.

Experten per stapWie een stap het best kent, legt zijn kennis vast bij die stap, voor de collega's die na hem komen.

Sneller inwerkenEen nieuwe collega vindt bij zijn stap wat hij moet doen en welke informatie erbij hoort.

Minder impact bij afwezigheidValt iemand uit, dan ziet een collega waar het werk staat en wat nog ontbreekt.

Waar gaat kennis verloren?

In veel bedrijven zit waardevolle kennis bij een paar mensen. Hoe een bepaald dossier loopt, welke klant wat gevraagd heeft, waar dat ene plan staat: het staat in een mailbox, een persoonlijke map of gewoon in iemands hoofd.

Zolang die mensen er zijn, merkt niemand het. Vertrekt iemand, of is hij een paar weken ziek, dan begint het zoeken. Collega's bellen rond, dossiers liggen stil, en een nieuwe medewerker hangt weken af van uitleg van anderen.

Het probleem is niet dat de kennis ontbreekt. Ze staat alleen niet op de plaats waar de volgende persoon ze zoekt.

De kennis bij de stap

Met IRP legt u uw processen vast als een reeks stappen. Bij elke stap hoort de informatie die ze nodig heeft, en ook hoe de stap moet gebeuren: de werkwijze, de controles, de documenten.

Wie een stap het best kent, kan zijn kennis daar vastleggen. Zo wordt een veiligheidsprocedure of de werkwijze voor een bepaald type project niet enkel van mond tot mond doorgegeven, maar staat ze bij de stap, voor iedereen die de stap uitvoert.

Welke informatie en welke instructies bij een stap horen, wordt bij de opstart samen met u ingericht, per proces.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Een procesmodel met per stap de informatie die erbij hoort. Klik om te vergroten.

Een nieuwe collega sneller op weg

Een nieuwe medewerker hoeft niet alles te vragen. Bij zijn stap ziet hij wat er moet gebeuren en welke informatie erbij hoort. De inwerking hangt minder af van wie toevallig tijd heeft om uitleg te geven.

Ook het inwerken zelf is een proces. Toegangen aanmaken, materiaal voorzien, opleidingen plannen: met een proces "Nieuwe medewerker" staat elke stap klaar, met de informatie die ze nodig heeft. Wat al geregeld is en wat nog moet, ziet iedereen in hetzelfde dossier.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Het proces "Onboarding nieuwe medewerker": bij de stap "Materiaal voorzien" zijn de buddy en de materiaallijst ingevuld. Klik om te vergroten.

Onverwacht afwezig? De stand is zichtbaar

Valt een collega uit, of vertrekt hij, dan neemt een andere collega over vanuit dezelfde stappen en dezelfde informatie. Wat gedaan is en wat nog moet, staat in het dossier. Niemand hoeft in een mailbox te zoeken.

Per stap ziet de vervanger wat al binnen is en wat nog ontbreekt. Zo kan hij verder waar zijn collega stopte, met minder vertraging voor de klant.

**Echt scherm uit de demo-omgeving**, met fictieve gegevens. Per stap welke informatie binnen is en welke nog ontbreekt. Klik om te vergroten.

Veelgestelde vragen over kennisverlies

Hoe helpt IRP bij personeelsverloop?

De informatie en de werkwijze hangen aan de stappen van uw processen, niet aan één persoon. Een collega die overneemt, ziet per stap wat gedaan is en wat nog moet.

Kan een nieuwe medewerker sneller starten?

Bij zijn stap vindt hij wat er moet gebeuren en welke informatie erbij hoort. Het inwerken zelf kan ook een proces zijn, met per stap de nodige informatie.

Wie legt de kennis per stap vast?

Wie de stap het best kent. Welke informatie en instructies bij een stap horen, wordt bij de opstart samen met u ingericht.

Meer over IRP

Lees verder hoe IRP werkt, of bekijk andere situaties uit de praktijk.

Zo werkt IRP ›Cases uit de praktijk ›Gedaan met dubbel werk ›Planning van informatie ›IRP in de praktijk ›

Plan een online demo

Breng één knelpunt mee. Bekijk hoe Lean ermee omgaat.

We beginnen bij een situatie uit uw werk. U ziet wat vandaag in de software werkt, en we bespreken hoe dat bij uw proces past.

Plan een online demo