IRP Information Requirements Planning

Fini le double travail. L'information existe une seule fois.

Le double travail naît là où la même information vit à plusieurs endroits : dans Excel, dans des dossiers, dans des e-mails. Avec l'IRP dans Lean ERP, chaque donnée a une seule place, à l'étape où elle est nécessaire.

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Fini le double travail, fini les informations en double

L'information existe une foisUne donnée est encodée une seule fois, dans le dossier. Qui en a besoin consulte cet unique endroit.

Plus de copier-collerPlus besoin de recopier les données du client d'un e-mail vers un Excel puis vers une commande.

Plus d'anciennes versionsQui ouvre l'étape voit le document qui y est attaché maintenant. Une copie oubliée n'existe pas.

Dans et hors de votre entrepriseLes collègues travaillent dans le même dossier. Clients et partenaires suivent via un portail, uniquement leur propre dossier.

Pourquoi le double travail apparaît-il ?

Les informations en double sont un problème fréquent dans les entreprises qui travaillent avec des fichiers Excel, des dossiers et des e-mails séparés. Les collaborateurs encodent à nouveau les mêmes données, dans plusieurs documents. Cela prend du temps, et chaque copie est une occasion d'erreur.

Ensuite commence le deuxième problème : les copies divergent. Le client modifie son adresse, la vente le sait, la logistique non. Un plan est adapté, mais sur le chantier traîne la version précédente. Qui travaille avec une ancienne version décide mal, et on ne s'en aperçoit que plus tard.

Qui doute d'avoir la dernière version va la demander. D'où les e-mails et les coups de téléphone : qui l'a, où est-elle, est-ce la bonne ?

Comment l'IRP évite le double travail

Dans Lean, l'information est encodée une seule fois, dans le dossier, et pas à nouveau pour chaque service. Données du client, choix, dimensions ou plan : tout est centralisé et visible par ceux qui en ont besoin.

Avec l'IRP, cette donnée est aussi liée aux étapes du processus qui en ont besoin. La vente, la préparation du travail et la facturation consultent la même information, chacun depuis sa propre étape. Si elle change, elle change à cet unique endroit.

Ainsi, tout le monde travaille avec la même version. Vous ne devez plus mettre à jour des documents dans trois dossiers, et vous ne devez plus douter d'avoir la plus récente.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Le métré par ouverture figure une fois dans le dossier et est réutilisé pour l'offre. Cliquez pour agrandir.

Un exemple : un nouveau client

Un nouveau client se présente. Sans IRP, ses données partent dans un Excel pour la vente, un e-mail pour la logistique et un fichier pour la facturation. Trois copies, trois occasions d'erreur.

Dans Lean, les données sont encodées une seule fois, sur le client et sur le dossier. La vente établit l'offre, la préparation planifie la livraison, la facturation établit la facture, tous à partir des mêmes données. Personne ne fait deux fois le même travail.

Il en va de même pour un métré de châssis et portes : les données par ouverture arrivent dans le dossier, où le calculateur les réutilise pour l'offre. Rien n'est recopié.

Toujours l'information actuelle

Comme une donnée n'existe qu'une fois, il n'y a pas de copie dépassée avec laquelle travailler. Un planning modifié dans un projet figure dans le planning du dossier, et qui l'ouvre, du chef de projet à l'équipe d'exécution, voit le planning tel qu'il est maintenant.

Clients et partenaires consultent la même information via un portail, uniquement pour leur propre dossier. Un acheteur voit dans son portail logement ses documents avec leur statut, sans que personne ne doive lui envoyer une copie par e-mail.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Le planning d'un dossier, avec les étapes et leurs dépendances. Cliquez pour agrandir.

Questions fréquentes sur le double travail

Comment l'IRP évite-t-il les informations en double ?

Chaque donnée est encodée une seule fois, dans le dossier, et liée aux étapes du processus qui en ont besoin. Tout le monde consulte cet unique endroit, au lieu de sa propre copie.

Clients et partenaires travaillent-ils avec la même information ?

Oui, via un portail. Ils ne voient que leur propre dossier, avec les mêmes documents et le même statut que vos collaborateurs.

Tout le monde reçoit-il un message quand un document change ?

Non. Qui ouvre l'étape voit le document qui y est attaché maintenant. Aucun message n'est envoyé lors d'une modification.

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