IRP Information Requirements Planning

Éviter la perte de connaissances lors du départ d'un collaborateur

Quand un collègue part, ou tombe malade à l'improviste, une partie du savoir disparaît souvent avec lui. Avec l'IRP dans Lean ERP, ce savoir se trouve dans les étapes de vos processus, pas seulement dans la tête ou la boîte mail d'une seule personne.

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Un savoir qui reste quand les personnes partent

Le savoir est dans les processusMéthode, instructions et informations sont liées à l'étape où elles sont nécessaires.

Des experts par étapeCelui qui connaît le mieux une étape y consigne son savoir, pour les collègues qui viennent après lui.

Intégration plus rapideUn nouveau collègue trouve à son étape ce qu'il doit faire et les informations qui y appartiennent.

Moins d'impact en cas d'absenceSi quelqu'un est absent, un collègue voit où en est le travail et ce qui manque encore.

Où le savoir se perd-il ?

Dans beaucoup d'entreprises, un savoir précieux repose sur quelques personnes. Comment se déroule un dossier, ce qu'un client a demandé, où se trouve ce fameux plan : c'est dans une boîte mail, un dossier personnel ou simplement dans la tête de quelqu'un.

Tant que ces personnes sont là, personne ne le remarque. Quand quelqu'un part, ou est malade quelques semaines, la recherche commence. Les collègues téléphonent, les dossiers sont à l'arrêt, et un nouveau collaborateur dépend pendant des semaines des explications des autres.

Le problème n'est pas que le savoir manque. Il n'est simplement pas à l'endroit où la personne suivante le cherche.

Le savoir à l'étape

Avec l'IRP, vous décrivez vos processus comme une suite d'étapes. À chaque étape appartiennent les informations dont elle a besoin, et aussi la manière de l'exécuter : la méthode, les contrôles, les documents.

Celui qui connaît le mieux une étape peut y consigner son savoir. Ainsi, une procédure de sécurité ou la méthode pour un type de projet n'est plus seulement transmise de bouche à oreille, mais figure à l'étape, pour tous ceux qui l'exécutent.

Les informations et instructions liées à une étape sont paramétrées avec vous au démarrage, par processus.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Un modèle de processus avec, par étape, les informations qui y appartiennent. Cliquez pour agrandir.

Un nouveau collègue opérationnel plus vite

Un nouveau collaborateur ne doit pas tout demander. À son étape, il voit ce qui doit être fait et quelles informations y appartiennent. L'intégration dépend moins de qui a le temps de donner des explications.

L'intégration elle-même est aussi un processus. Créer les accès, prévoir le matériel, planifier les formations : avec un processus « Nouveau collaborateur », chaque étape est prête, avec les informations dont elle a besoin. Ce qui est réglé et ce qui reste à faire, tout le monde le voit dans le même dossier.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Le processus d'accueil d'un nouveau collaborateur : à l'étape « Prévoir le matériel », le parrain et la liste du matériel sont remplis. Cliquez pour agrandir.

Absent à l'improviste ? L'état d'avancement est visible

Si un collègue est absent ou s'en va, un autre collègue reprend à partir des mêmes étapes et des mêmes informations. Ce qui est fait et ce qui reste à faire figure dans le dossier. Personne ne doit chercher dans une boîte mail.

Pour chaque étape, le remplaçant voit ce qui est déjà arrivé et ce qui manque encore. Il peut ainsi continuer là où son collègue s'est arrêté, avec moins de retard pour le client.

**Écran réel de l'environnement de démonstration**, avec des données fictives. Par étape, les informations arrivées et celles qui manquent encore. Cliquez pour agrandir.

Questions fréquentes sur la perte de connaissances

Comment l'IRP aide-t-il lors du départ d'un collaborateur ?

Les informations et la méthode sont liées aux étapes de vos processus, pas à une seule personne. Un collègue qui reprend voit par étape ce qui est fait et ce qui reste à faire.

Un nouveau collaborateur peut-il démarrer plus vite ?

À son étape, il trouve ce qui doit être fait et les informations qui y appartiennent. L'intégration elle-même peut aussi être un processus, avec par étape les informations nécessaires.

Qui consigne le savoir par étape ?

Celui qui connaît le mieux l'étape. Les informations et instructions liées à une étape sont paramétrées avec vous au démarrage.

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