Logiciel pour installateurs

Entretien et service : chaque installation avec son historique complet

Avec le logiciel d'entretien de Lean, vous enregistrez les installations que vous avez posées chez vos clients : numéro de série, type, emplacement, contrat et date de la prochaine action. Chaque intervention, chaque pièce remplacée et chaque photo restent liées à cette installation.

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Une panne, et personne ne sait ce qui s'est passé l'an dernier

Lors d'un appel de service, la recherche commence. Quel appareil est installé ? Quand a eu lieu le dernier entretien ? Est-ce le même problème que l'hiver dernier ? Est-ce encore couvert par le contrat ? La réponse se trouve dans un classeur, une boîte mail ou la tête d'un seul technicien.

Dans Lean, la réponse figure sur la fiche de l'installation elle-même.

La fiche d'une installation

Chaque installation est rattachée au projet ou au bâtiment de votre client.

IdentificationNuméro de série, description, type d'appareil, marque, modèle et fabricant.

Où et quiL'emplacement dans le bâtiment, le responsable et le fournisseur de l'appareil.

DatesAchat, installation, fin de la couverture du fabricant et fin de vie.

ContratDébut, fin et fréquence en mois du contrat d'entretien.

Prochaine actionLa date à laquelle la prochaine action est prévue. La liste des installations se filtre sur cette date.

LiensLes signalements, tâches et ordres de travail qui concernent cette installation.

L'historique se construit pendant le travail

Lorsque le technicien enregistre du matériel sur son bon de travail, il le relie à l'installation sur laquelle il l'utilise. Sur la fiche de cette installation, vous voyez ensuite, par ordre de travail, quand on y a travaillé, avec quelle équipe, et quel matériel a été utilisé ou remplacé.

Il prend les photos de l'installation sur place, et elles figurent sur la même fiche. Si une installation manque encore, il l'ajoute depuis le chantier avec son numéro de série et une description.

Outre l'historique technique, la fiche conserve aussi l'échange : remarques du bureau, du technicien et du sous-traitant, sur une seule ligne du temps.

Entretien périodique et contrôles

Dans Lean, un entretien est un ordre de travail avec un questionnaire fixe pour ce type de travail : contrôles, mesures avec leurs valeurs attendues, remarques. Le technicien voit ce qui est obligatoire. À partir du questionnaire rempli, Lean établit un bon de travail en PDF.

Pour le contrôle de l'année suivante, vous copiez l'ordre de travail dans le même dossier, avec un questionnaire vide ou avec les réponses de cette année comme point de départ. La date de la prochaine action vous montre quelles installations arrivent bientôt à échéance.

Bons de travail numériques ›Planning des interventions ›

Du signalement à l'intervention clôturée

Un signalement du client devient une tâche dans le dossier, avec la personne qui la traite et l'échéance. Si une intervention est nécessaire, elle devient un ordre de travail planifié et exécuté comme tout autre travail. Le signalement reste lié à l'installation, pour le retrouver plus tard dans l'historique.

Les heures et le matériel de l'intervention sont ensuite prêts pour la facturation.

Facturation ›

Ce dont chaque intervention a besoin

En service, beaucoup dépend d'informations qui doivent venir de quelqu'un d'autre : l'accès au local technique, une clé, l'attestation d'un contrôle précédent, l'accord du client sur un devis de réparation. IRP montre par étape quelle information est nécessaire et ce qui manque encore.

Comment fonctionne IRP ›

Questions fréquentes sur l'entretien et le service

Puis-je enregistrer un contrat d'entretien par installation ?

Oui. La fiche de l'installation reprend le début, la fin et la fréquence en mois du contrat, avec la date de la prochaine action.

Lean crée-t-il lui-même les entretiens d'un contrat ?

Non. Vous voyez quelles installations arrivent à échéance grâce à la date de la prochaine action, et vous copiez l'ordre de travail de l'entretien précédent. La meilleure organisation pour vos contrats, nous l'examinons au démarrage.

Le technicien voit-il l'historique sur son smartphone ?

Oui. Depuis son bon de travail, il ouvre les installations du projet, et pour chaque installation les interventions, le matériel utilisé et les photos.

Puis-je enregistrer les signalements des clients ?

Oui. Un signalement devient une tâche dans le dossier, liée à l'installation, avec la personne responsable et l'échéance.

Pour aller plus loin

Logiciel pour installateurs ›Portails ›

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